Anmelden und hochladen
Der Mandant meldet sich im freigeschalteten Kanzleibereich an und lädt Rechnungen, Quittungen oder E-Rechnungen gesammelt hoch.
Produkt
Belege hochladen. Buchungsfertig in DATEV.
Clarula macht aus dem Mandanten-Upload einen geordneten Belegfluss: anmelden, Unterlagen hochladen, validieren lassen — und in der Kanzlei kommen die Belege kontiert, kategorisiert und dem richtigen Mandanten zugeordnet im DATEV-System an.
Für Kanzleien, die Belege nicht noch einmal sortieren, erfassen und nachfordern wollen.
Ablauf
Der Mandant liefert nur Belege. Clarula übernimmt den Weg bis zur Kanzlei.
Die Mandantenseite bleibt bewusst schmal. Die fachliche Vorbereitung passiert im Hintergrund, bevor Daten im DATEV-System der Kanzlei landen.
Erkennen, prüfen, validieren
Clarula liest die Belege aus, prüft Pflichtangaben, ordnet Mandant, Kategorie, Belegart und Konto zu und hält unklare Fälle zurück.
In DATEV weiterarbeiten
Nur valide, korrekt zugeordnete Daten erreichen den DATEV-Kontext der Kanzlei. Übrig bleibt die fachliche Freigabe bis zur Festschreibung.
Mandantenseite
Kein Buchhaltungsprojekt für den Mandanten.
Clarula ist besonders für Mandanten geeignet, die keine eigene Buchhaltungslösung pflegen möchten. Sie laden Belege hoch und bleiben aus der fachlichen Materie heraus.
Einmal freischalten
Der Mandant erhält Zugang zum Belegbereich seiner Kanzlei. Danach ist der Upload wiederverwendbar.
Belege gesammelt senden
Mehrere Dateien, unterschiedliche Formate, ein klarer Abschluss: Upload abgeschlossen.
Nur bei Klärbedarf reagieren
Fehlen Pflichtangaben oder ist ein Beleg nicht valide, erhält der Mandant einen verständlichen Hinweis zur Korrektur oder zur neuen Rechnungsausstellung.
Kanzleiseite
Was heute im Backoffice hängen bleibt, wird vorher erledigt.
In vielen Kanzleien beginnt die Arbeit nicht mit der Buchung, sondern mit Nachfordern, Sortieren, manueller Erfassung und der Frage, welcher Beleg zu welchem Mandanten und welchem Konto gehört.
Typischer Belegfluss
Vorarbeit vor dem Buchen
- Belege kommen über E-Mail, Papier, Upload-Mail oder Mischwege.
- Das Team ordnet Mandanten, Belegarten und Zeiträume nach.
- Buchungsrelevante Informationen werden erfasst oder geprüft.
- Unlesbare oder unvollständige Belege führen zu Rückfragen.
- Erst danach entstehen Buchungsvorschläge oder Buchungsstapel.
Mit Clarula
Validierter Eingang im DATEV-Kontext
- Mandanten laden Belege über den freigeschalteten Kanzleibereich hoch.
- Clarula erkennt Belegdaten und ordnet sie dem Mandanten zu.
- Kategorie, Belegart, Konto und Steuerlogik werden vorbereitet.
- Nicht valide Belege gehen zur Klärung zurück, bevor sie die Kanzlei belasten.
- Die Kanzlei arbeitet mit kontierten, kategorisierten und zugeordneten Daten weiter.
DATEV-Bezug
DATEV bleibt der Ort der fachlichen Arbeit.
Clarula ersetzt weder DATEV noch die Verantwortung der Kanzlei. Clarula setzt davor an: beim Belegeingang, bei der Strukturierung und bei der Qualität der Daten, die im DATEV-System ankommen.
Buchungsrelevante Informationen
Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuerinformationen, Geschäftspartner und weitere Belegdaten werden strukturiert bereitgestellt.
Zuordnung zum Mandanten
Der Upload ist mit dem Kanzleikontext verbunden. Belege laufen nicht anonym ein, sondern mit klarer Mandantenzuordnung.
Kontierung und Kategorie
Clarula bereitet die fachliche Einordnung so vor, dass das Kanzleiteam nicht bei jedem Beleg von vorne beginnen muss.
Bis zur Festschreibung
Die Kanzlei behält den fachlichen Abschluss. Clarula reduziert die Arbeit davor: Eingang, Erfassung, Zuordnung und Klärfälle.
Einwände
Für Kanzleien gebaut, die Verantwortung nicht auslagern wollen.
Clarula ist ruhig im Vordergrund und streng im Hintergrund: einfacher Upload für Mandanten, kontrollierter Datenfluss für die Kanzlei.
Datenschutz
Clarula verarbeitet Belege in einem europäischen Setup mit verschlüsselter Übertragung, klaren Zugriffsrechten und geregelter Auftragsverarbeitung.
Erkennungsqualität
Die Übergabe an die Kanzlei erfolgt erst nach interner Validierung. Unklare oder nicht valide Belege werden nicht still in den Arbeitsvorrat geschoben.
Mandantenakzeptanz
Mandanten müssen keine Buchhaltungssoftware verstehen. Das stärkt die Kanzlei als fachlichen Mittelpunkt, statt Verantwortung an den Mandanten zu verlagern.
Einführung
Der Einstieg sitzt auf der Kanzleiwebsite und ergänzt den bestehenden DATEV-orientierten Prozess, ohne eine neue Mandantenplattform in den Vordergrund zu stellen.
Demo
Sehen Sie den Belegfluss vom Upload bis DATEV.
In der Demo zeigen wir Mandanten-Upload, Validierung, Klärfälle und die vorbereiteten Daten für den DATEV-Kontext Ihrer Kanzlei.